Ruang Lingkup Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana merupakan dua hal yang saling berhubungan. Namun, bukan berarti jika tidak ada salah satu, maka salah satunya lagi tidak berfungsi sama sekali. Sarana merupakan benda yang bisa bergerak dan tidak yang pada umumnya berbentuk kecil dan bisa dipindah-pindah. Sedangkan, prasarana merupakan segala sesuatu yang menunjang secara langsung atau tidak langsung segala jenis sarana. Umumnya prasarana dimiliki dan dibangun oleh organisasi atau perusahaan dalam bentuk benda tidak bergerak. Sarana dan prasarana memiliki bentuk yang berbeda-beda sesuai dengan ruang lingkupnya masing-masing. Misalnya saja, sarana dan prasarana di tempat ibadah jelas berbeda dengan sarana dan prasarana di perpustakaan. Dan pada laman ini, akan membahas di lingkungan kantor

Ruang lingkup sarana dan prasarana mencakup beberapa hal sebagai berikut:

1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor merupakan alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor. Sehingga pekerjaan dapat selesai lebih cepat, tepat dan lebih baik. Peralatan atau perlengkapan kantor juga dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:

a. Dilihat dari bentuknya :

• Peralatan atau perlengkapan kantor yang bentuknya berupa lembaran. Seperti kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.

• Peralatan atau perlengkapan kantor yang bentuknya selain lembaran. Seperti pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, gunting, cutter, letter opener, dan perforator.

• Peralatan atau perlengkapan kantor yang bentuknya buku. Seperti buku catatan (block note), buku pedoman organisasi, buku tamu, dan buku agenda surat.

b. Dilihat dari penggunaannya :

• Barang habis pakai, yaitu barang yang pengguanaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.

• Barang tidak habis pakai, yaitu barang yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

2. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

Mesin-mesin kantor merupakan alat yang digunakan untuk menunjang pengelilaan pekerjaan kantor secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy.

3. Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor merupakan sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang bahannya biasanya terbuat dari kayu atau besi untuk membantu dalam pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis, dan lain-lain.

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, vas bunga, dan lain-lain.

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada pekerja.