Konsep Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

Sedangkan, otomatisasi tata kelola sarana dan prasarana adalah proses perubahan dari tenaga manusia ke tenaga mesin atau teknologi yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia. Dalam konteks administrasi kantor, otomatisasi tata kelola sarana dan prasarana melibatkan penggunaan teknologi untuk mengatur dan mengelola sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses bisnis. Sarana dan prasarana ini dapat berupa peralatan kantor, perlengkapan, mesin-mesin, perabot, dan lain-lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa otomatisasi tata kelola sarana dan prasarana adalah penggunaan teknologi untuk mengatur dan mengelola sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses bisnis. Dalam OTKP, sarana dan prasarana diatur dan dikelola secara efektif dan efisien untuk memastikan bahwa sarana dan prasarana yang digunakan sesuai dengan kebutuhan organisasi dan meningkatkan kinerja organisasi.

Tujuan dari adanya penyusunan standar dari sarana dan prasarana yaitu sebagai berikut:

1. Menciptakan keselamatan, keamanan, kesehatan dan kenyamanan kerja

Standar sarana dan prasarana dibuat untuk memastikan bahwa lingkungan kantor aman, sehat, dan nyaman bagi pekerja. Tujuan ini mencakup aspek keselamatan, seperti penggunaan peralatan yang aman. Keamanan, seperti penggunaan sistem keamanan yang efektif. Dan kesehatan, seperti penggunaan fasilitas kesehatan yang memadai, dan kenyamanan, seperti penggunaan perabot yang nyaman dan efektif.

2. Mewujudkan penataan yang bernilai estetika

Standar sarana dan prasarana juga dibuat untuk menciptakan lingkungan yang estetis dan menarik. Hal tersebut bisa diwujudkan dengan menerapkan penataan ruang kantor yang memadai, seperti penggunaan warna yang sesuai, desain yang relevan, dan penggunaan bahan yang berkualitas untuk mewujudkan lingkungan kantor yang aman dan nyaman.

3. Menciptakan keleluasaan bergerak secara sehat dan teratur

Standar sarana dan prasarana dibuat untuk memastikan bahwa pekerja memiliki ruang yang cukup untuk bergerak secara sehat dan teratur dengan memperhatikan penggunaan ruang yang memadai, penggunaan perabot yang efektif, dan penggunaan sistem yang memadai untuk mengatur lalu lintas.

4. Mewujudkan sarana dan prasarana di lingkungan kantor

Standar sarana dan prasarana dibuat untuk memastikan bahwa sarana dan prasarana yang digunakan di lingkungan kantor memenuhi standar yang ditetapkan dalam sebuah perusahaan atau organisasi tersebut dengan memperhatikan peralatan dan penggunaannya secara efektif dan efisien.

5. Memberikan pelayanan profesional dalam bidang sarana dan prasarana

Standar sarana dan prasarana dibuat untuk memastikan bahwa pelayanan yang diberikan kepada pelanggan dalam bidang sarana dan prasarana adalah dengan memberikan pelayanan yang profesional kepada pelanggan sesuai dengan standar kerja.

Adapaun manfaat yang diberikan dengan adanya sarana dan prasarana di era perkembangan teknologi yang semakin pesat ini. Beberapa manfaat dari adanya sarana dan prasaran adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan efisiensi:

Otomatisasi tata kelola sarana dan prasarana dapat membantu dalam meningkatkan produktivitas dalam pengelolaan sarana dan prasarana. Dengan menggunakan teknologi, pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat diotomatisasi, mengurangi waktu dan biaya yang dibutuhkan.

2. Meningkatkan produktivitas

Dengan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual, kini pekerja dapat lebih memanfaatkan teknologi untuk memoermudah pekerjaan. Dengan demikian, pekerja dapat fokus pada tugas yang lebih kompleks sehingga dapat meningkatkan produktivitas pekerjaan.

3. Meningkatkan keamanan

Semakin canggihnya teknologi membuat kita dapat lebih mempermudah pekerjaan. Dengan adanya hal tersebut dapat mengurangi kemungkinan kehilangan atau kerusakan data.  Data yang dikumpulkan dapat lebih aman dan dapat digunakan untuk membuat keputusan yang lebih baik.

4. Meningkatkan Kemampuan Pengambilan Keputusan:

Memutuskan segala sesuatu tidak bisa dilakukan dengan sembarangan apalagi jika tidak disajikan dengan data dan informasi yang valid. Maka dari itu,  pengambilan keputusan dalam pengelolaan sarana dan prasarana akan memberikan akses yang lebih luas dan lebih cepat ke data yang dibutuhkan. Dengan demikian, pekerja dapat lebih mudah dalam membuat keputusan yang lebih baik.

5. Meningkatkan Kemampuan Pengawasan:

Dapat meningkatkan kemampuan pengawasan dalam pengelolaan sarana dan prasarana dengan memberikan akses yang lebih luas dan lebih cepat ke umum untuk memberikan informasi yang dibutuhkan. Dengan demikian, pekerja dapat lebih mudah dalam mengawasi dan mengelola sarana dan prasarana.