Keterampilan dalam Mengatur Agenda Kerja Pimpinan

Agenda kerja pimpinan merupakan bagian dari banyak kegiatan keprotokolan dan mengatur kegiatan seorang pimpinan dalam rangka menciptakan perusahaan yang efektif dan efisien. Karena mereka adalah tanggung jawab utama seorang pimpinan untuk membuat keputusan tentang bagaimana menyelesaikan tugas. Sekretaris pimpinan membuat agenda kerja pimpinan ini dengan cermat sehingga tidak mengganggu aktivitas pimpinan yang harus dilakukan sesuai dengan manajemen waktu. Bentuk agenda adalah susunan kegiatan yang diurutkan menurut prioritas dan waktu pelaksanaan oleh seorang pimpinan.

Agenda Kerja Pimpinan adalah sebuah sistem yang mencakup semua kegiatan yang harus dilakukan oleh seorang pemimpin selain kegiatan sehari-hari yang dia lakukan di kantor. Agenda kerja pimpinan ini berbeda dengan agenda perjalanan dinas pimpinan. Ini karena jadwal kerja pimpinan berupa susunan kegiatan perjalanan ke lokasi tertentu yang biasanya dilakukan oleh pimpinan, karyawan, atau pegawai yang bersangkutan dengan pertimbangan atau disebabkan oleh tugas dari organisasi atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan ke dinas.

Dalam membuat jadwal kerja pimpinan, dua hal ini harus diprioritaskan:

1. Berdasarkan urutan surat masuk, artinya agenda kerja pimpinan disusun berdasarkan urutan surat masuk.

2. Berdasarkan tingkat kepentingannya, sekretaris atau pegawai lainnya memilih surat masuk yang ada dan memprioritaskan tugas yang paling penting terlebih dahulu. Urusan yang kurang penting atau tidak penting diberikan kepada wakil pimpinan, yang kemudian diketahui oleh pejabat tinggi lainnya. 

Agenda Kerja Pimpinan bertujuan untuk mengelola aktivitas atau kegiatan kerja pimpinan sehingga mereka dapat melakukan aktivitas atau kegiatan rutin tanpa mengganggu tugas penting, seperti membuat kebijakan untuk meningkatkan efektivitas manajemen organisasi kerja.

Jenis-jenis Agenda Kerja Pimpinan

Terdapat dua jenis agenda kerja pimpinan, antara lain:

1. Jadwal Kerja Pimpinan. Merupakan kumpulan alat yang mencakup kegiatan umum, umum, dan khusus yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas manajemen pimpinan. Kegiatan ini dimulai dengan penerimaan tamu yang dicatat dalam buku tamu dan buku janji tamu.

2. Jadwal Perjalanan Dinas/Bisnis Pimpinan. Jadwal ini mencakup kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan baik di dalam maupun di luar negeri.

Perjalanan Dinas Pimpinan

Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan (Suminar, 2019).

Berikut ini merupakan perencanaan perjalanan dinas pimpinan:

1. Mempersiapkan rencana perjalanan dinas. Hal ini meliputi tujuan perjalanan dinas, jenis perjalanan dinas, tempat perjalanan dinas, serta lamanya perjalanan dinas.

2. Mempersiapkan dokumen perjalanan dinas.